Todas las empresas deben llevar el control de la contabilidad de su negocio. Este ejercicio, permite conocer con exactitud la situación económica de la organización en cada momento. A través de la contabilidad, las empresas registran con total detalle cada uno de los movimientos económicos que llevan a cabo, relacionados tanto con el cobro y pago de facturas como con aquellas otras obligaciones que tiene la empresa. La contabilidad es una tarea compleja que requiere tiempo, conocimientos, precisión y cuidado, para evitar cualquier tipo de error. Sin embargo, también es una útil herramienta que proporciona información de gran valor en la que basar tus posteriores decisiones. Gracias a la gestión contable podrás observar y analizar los gastos que genera la empresa, la rentabilidad de la misma, y otra serie de datos, como el coste de producción, necesario para calcular el posterior precio de venta. Además, con la información proporcionada por la contabilidad, podrás demostrar ante terceros, ya sean inversores, accionistas, proveedores o clientes, la solvencia de tu negocio y su buen funcionamiento. Una parte de las pequeñas y medianas empresas no disponen de un departamento de contabilidad encargado de estas tareas, por lo que deciden contratar los servicios de terceros para que se encarguen de esta función. Sin embargo, otras deciden asumir esta responsabilidad o parte de ella, y otras prefieren llevar un seguimiento paralelo, para un mayor control. Lo cierto es que hoy día, gracias a las nuevas tecnologías, asumir el control de la contabilidad de tu negocio es algo más fácil y sencillo. El desarrollo de software especializado ha simplificado este proceso y mejorado la productividad y eficacia en las tareas contables. Sin embargo, no todos ofrecen las mismas funcionalidades ni cubren las mismas necesidades. Entonces ¿cómo escoger el mejor software para tu empresa?
Criterios para seleccionar un software de contabilidad
Existe en el mercado una gran variedad de herramientas software entra las que elegir para llevar a cabo la contabilidad de tu empresa, sin embargo no todas serán igual de productivas para tu negocio ni rentables. Para elegir qué recurso es el que mejor te conviene, deberás tener en cuenta alguno de los siguientes criterios:
- Valora las necesidades de tu negocio. Antes de decantarte por una u otra herramienta, es necesario que tengas claro qué necesidades tiene tu negocio. Redacta un listado con aquellas tareas contables que realiza tu empresa y las funciones imprescindibles que debería contener tu software.
- Compara funcionalidades. Una vez tengas claro qué necesitas, compara lo que te ofrecen las principales herramientas software de contabilidad. Puedes hacer una tabla para visualizar toda la información y valorarla.
- Mejor que sea asequible. Otro factor que deberás tener en cuenta es el precio. Puedes encontrar el mercado recursos software de todos los precios, también gratuitos, que podrían cumplir con tus expectativas.
- Comprueba su simplicidad y funcionalidad. Es imprescindible que antes de elegir compruebes su funcionamiento. La mayoría de las empresas te ofrecen productos de prueba para que puedas conocerlos mejor y decidirte. Prueba varios para comprobar que la herramienta es fácil de utilizar, intuitiva y que dispone de todo lo que necesitas.
- Analiza los servicios extras. Cada vez más empresas ofrecen paquetes y servicios extras que pueden ser de tu interés, como asesoramiento, formación, soporte técnico o software complementario. Tendrás que valorar si necesitas estos servicios y analizar su coste.
- Paga sólo por lo que usas. ¿Para qué vas a pagar por un programa que no utilizas? Muchas de las plataformas actuales te ofrecen la opción de pagar sólo por aquellos recursos que utilizas, sin tener la obligación de contratar el paquete entero.
- Escoge una herramienta que pueda crecer contigo. El software que elijas debe estar adaptado a tus necesidades, sin embargo, tus necesidades pueden cambiar a medida que vayas creciendo, por lo que la herramienta software que selecciones también debería poder hacerlo.
- Conoce la opinión de los demás. No te olvides de buscar en foros la opinión de otros usuarios que lo hayan probado. Además, pueden resolverte dudas sobre su funcionamiento o calidad.
- Mejor que sea una herramienta Cloud. Los servicios en la nube te ofrecen la libertad de llevar tu oficina siempre contigo.
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