¿Qué es un informe administrativo?
Un informe administrativo es un documento escrito que da a conocer o describe el estatus en que se encuentra cualquier actividad, proyecto o estudio de naturaleza administrativa, ya sea dentro del ámbito gubernamental o empresarial.
Lo pueden elaborar ciertos funcionarios o jefes de departamento de una compañía, y va dirigido a los directores de alto nivel, sean estos directivos de empresas, gubernamentales, ejecutivos, etc., como una base para lograr mejoras en la gestión.
Se realiza generalmente enfocado a la eficiencia y mejora, por medio de la localización de problemas y sus soluciones posibles. Por tanto, es un compendio completo de análisis de datos que busca descubrir las soluciones productivas en cada área y así lograr eventualmente el objetivo organizacional.
En él se indica la situación actual donde se está y cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades y obstáculos, a través de un completo análisis de datos que sirve para justificar la estrategia de los diferentes departamentos de la organización.
Este tipo de informe, a diferencia de los financieros para pagar impuestos, es voluntario y no requiere utilizar principios contables estandarizados.
Partes de un informe administrativo
Portada
Es la primera página del informe, como una tarjeta de presentación por medio de la cual el lector recibe una primera impresión. En esta parte se podría incluir:
- Título del informe, donde se debe decir con el menor número de palabras posible una clara indicación del asunto que se trata.
- Fecha de elaboración y autor del informe.
Resumen
Resulta útil que los informes complejos y extensos tengan incluido un resumen de su contenido, que se muestra justo después de la portada. Este texto debería ser tan explicativo como sea posible, tomando en cuenta la naturaleza y contenido del documento en referencia.
Índice del contenido
Sirve para que el lector pueda manejarse claramente por todo el contenido del informe. Para elaborarlo se debe tener en cuenta en cuanto a su extensión que solo ocupe una página de ser posible, para que se proyecte con una sola mirada la presentación general de todo el conjunto.
Cuerpo principal
Introducción
Es el primer capítulo del informe, donde se constituyen sus objetivos y alcance. Esta parte no debería tener una excesiva extensión, para poder hojearla con facilidad.
Núcleo principal
Representa el corazón del informe. En un informe extenso, según el tema que se trate, se divide en varias partes; denominándose capítulos a las divisiones principales, que a su vez se dividen en secciones con sus subdivisiones correspondientes.
Conclusiones
Posee gran importancia esta parte final, ya que es donde se completa con mayor énfasis la opinión del informante. Además, el lector precisa visualizar al final del informe todo el conjunto de puntos que se han explorado.
Anexos
Se deberá incluir toda la documentación que aporte una información complementaria o que haya servido de base para redactar el informe. Esta información consiste en estadísticas, textos normativos, gráficos, etc.
Datos que lleva un informe administrativo
Misión, visión y valores
Estas declaraciones definen a la empresa y resumen la estrategia al nivel más alto posible. Si los trabajadores de todas las áreas no conocen estas declaraciones, posiblemente no tendrá éxito la estrategia. Se incluyen al comienzo del informe para reforzar la estrategia general y la identidad.
Se establecen las metas y objetivos estratégicos: comenzando por definir lo que se desea lograr, por qué se necesita escribir el informe y para quién va dirigido.
Vistas del cuadro de mando
Un informe administrativo contiene toda la información que el equipo gerencial necesita para tomar decisiones. Para facilitar esto, se debe incluir una descripción general de alto nivel de la organización o departamento. La información de este cuadro de mando debe organizarse en el orden en que se leerá.
Página de detalles
Se debe incluir al menos una página de detalles, dedicada a cada uno de los objetivos o metas estratégicas. A medida que en una reunión se avance en las perspectivas y se discuta cada objetivo, se deberá ir a esta página de detalles y usarla como un lugar donde se presenta la información pertinente.
Incluye un breve análisis, algunas recomendaciones e información sobre las métricas o proyectos de apoyo.
Gráficos
Todo informe administrativo debe incluir información sobre indicadores claves de desempeño. Los gráficos son la forma más fácil de explicar el desempeño cuantitativo como una fotografía. Si los gráficos tienen objetivos claros, son fáciles de leer y coherentes en todo el informe, se tendrá un equipo gerencial feliz.
Descripciones de proyectos
Es importante revisar los proyectos que impulsan la estrategia. Por tanto, se deberá incluir un estatus general con toda la información crítica adicional, como el porcentaje completado y el presupuesto gastado.
Tipos de informes administrativos
Financieros
Son útiles porque muestran si se está ganando o perdiendo dinero y cómo se está gastando o ahorrando.
El estado de resultados brinda una sinopsis de la actividad comercial durante el período de tiempo cubierto. Muestra cuántos ingresos se han obtenido, cuánto se gasta y cuánto queda al final del día.
El balance general muestra cuánto posee y cuánto debe la empresa en un momento dado. Brinda una descripción general de cómo se utilizó el dinero que se ganó o cuánto se pidió prestado para cubrir las pérdidas.
El estado de flujo de efectivo muestra cómo se administra el dinero disponible a lo largo del tiempo, cuánto se gasta en operaciones y cuánto se dedica al pago de deudas.
Marketing y ventas
Muestra las fortalezas, debilidades y oportunidades relacionadas con las diferentes líneas de productos y flujos de ingresos. Esta información es fundamental para el equipo gerencial para tomar decisiones sobre dónde invertir los recursos de marketing y operaciones.
Puede mostrar dónde son más exitosos los productos y en qué momentos del año se puede crear un inventario adecuado para tener suficiente disponible. También indica cuándo se puede aprovechar al máximo el presupuesto de marketing.
Operaciones
Ayudan a ver dónde fluye el trabajo y dónde se pueden mejorar ineficiencias. Muestra cuánto tiempo y materiales se dedican a fabricar cada producto y qué artículos generan más ingresos. Se pueden recopilar datos y crear estos informes sobre casi cualquier aspecto del negocio
Las cifras sobre cuánto producen los empleados pueden ayudar a identificar los puntos débiles en el proceso de fabricación y los trabajadores que no se desempeñan bien.
Recursos humanos
Los costos laborales son un gasto significativo para muchas empresas. Determinan dónde se está gastando la mayor parte del dinero, cuánto cuestan los beneficios y cuál es la tasa de retención.
Ejemplo
INFORME ADMINISTRATIVO
Fecha: 24 de junio de 2021.
Lugar: Sucursal Girardot del Supermercado Mundial.
Introducción
El presente informe contiene las propuestas que se establecieron por medio de la generación de un plan estratégico de marketing, tomándose las mejores técnicas de exhibición como referencia.
Para la redacción de este documento y para la ejecución del trabajo previo se acudió al Supermercado Mundial del municipio de Girardot, para así establecer nuestro trabajo como asesores en servicios y venta de productos.
Objetivo
Plantear las diferentes propuestas y sugerencias del nuevo plan estratégico de trabajo para el área de marketing de la empresa contratante Supermercado Mundial, específicamente en una de sus sucursales, para su evaluación y aprobación correspondiente.
Núcleo principal
Durante el pasado mes de mayo, desde la gerencia de marketing y ventas se efectuaron diversas reuniones de tormenta de ideas con todo el personal del departamento de marketing, en conjunto con los líderes de los departamentos de recursos humanos, sistemas y logística.
En todas estas reuniones se tocaron distintos asuntos y se brindó todo el apoyo desde la gerencia de marketing y ventas al personal del área para plantear mejoras asociadas al desarrollo normal de las operaciones.
De la misma forma, se iniciaron reuniones con las demás áreas y departamentos de la organización con el objeto de coordinar las actividades y brindar apoyo a la gestión de la empresa.
Conclusiones y recomendaciones
Del trabajo realizado en las tormentas de ideas planteadas durante las reuniones con el personal, se recomienda a la gerencia tomar en cuenta las siguientes sugerencias:
- Prestar una atención mayor a las etiquetas de precios que se encuentran localizadas en las góndolas, en el área inferior de cada producto, debido a que en algunos casos las mismas no se encuentran colocadas en su lugar o simplemente están totalmente en desorden.
- Conseguir un espacio físico de proporciones mayores a las actuales, para poder ofrecer así un servicio mucho mejor a la clientela, tomando como base para realizar esta adquisición la comodidad de sus consumidores.
- Poder brindar en esta sucursal todos los servicios que el Supermercado Mundial tiene la capacidad de hacer, tal como lo efectúa exitosamente en los demás supermercados que posee en el resto del país.
- Realizar una mejor parcelación de ciertas áreas del establecimiento, sobre todo en el área de verduras y frutas, que se encuentra adyacente a la sección de electrodomésticos, donde no se alcanza a observar una separación adecuada entre ambas secciones.
Atentamente,
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Lic. Angelo Ramírez
Gerente de asesoría integral
Asesores empresariales
Formato de informe administrativo para descargar
A continuación se presenta un formato general de un informe administrativo para una empresa:
